Logic Medical, leverancier van preventief en curatief onderhoud aan medische apparatuur in Almelo, stapte zeven jaar geleden over op de ERP-oplossing Prodin. Daaraan ging een visie vooraf die nog steeds springlevend is. Met de Prodin webportal geeft de onderneming klanten gedetailleerd inzicht in testresultaten. “Aanvullend hebben we met regel gestuurd onderhoud de kosten voor zorginstellingen laten dalen en geeft de mobiele applicatie voor de servicemonteurs (Mobile Field Service) altijd inzicht in welke apparatuur welke controles vereisen”, vertelt Gerald Zweers, Kwaliteit en ICT manager.
De Almelose onderneming groeit hard. Daarvoor is een aantal heel duidelijke redenen aan te wijzen. Veel zorginstellingen hebben niet de mankracht of expertise om onderhoud en reparaties aan medische apparatuur zelf te verzorgen. Logic Medical levert zowel detacheringsdiensten als merkonafhankelijke technische service. Die focus legt de onderneming geen windeieren. “We hebben ons jaren geleden een paar doelen gesteld en het is bijzonder om te zien dat die nog volop actueel zijn. De onderneming loopt wat betreft de kwaliteit en gedetailleerdheid van de service ook voor op een aantal concurrenten”, stelt Zweers.
Logboek onderhoud altijd inzichtelijk
Logic Medical werkt voornamelijk voor zorginstellingen. Tachtig tot negentig procent van alle activiteiten valt in de categorie ‘preventief’. “We controleren de apparatuur op de juiste werking en dat ze nauwkeurig werken. Dat geeft onze klanten de zekerheid dat de apparatuur functioneel in orde is en dat veiligheid naar patiënten toe is te garanderen.” Tien tot twintig procent van de apparatuur vereist tijdens de controle een correctieve handeling, zoals reparatiewerkzaamheden. “Prodin toont ons welk toestel welk bijhorend logboek heeft, wanneer het laatste onderhoud heeft plaatsgevonden en wanneer komend onderhoud vereist is.”
Met ERP papierloos werken
Zeven jaar geleden was het doel van Logic Medical om papierloos te gaan werken. Zeer bepalend voor het opstellen van die visie was het destijds al veranderende zorglandschap. “De veelheid en diversiteit van klanten en producten nam toe. Om overzicht te houden, was een nieuw ERP-systeem nodig. Dat speelde een sleutelrol in de toekomstvisie”, stelt Zweers. Hij geeft een voorbeeld van de groeiende complexiteit waar Logic Medical mee te maken kreeg: “Eén zorgorganisatie heeft misschien wel dertig vestigingen, groot en klein. Apparatuur is vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Bij een fusie is er een kans dat de apparatuur tijdens het verplaatsen defect gaat of zoek raakt. Ook kan de instelling ervoor kiezen om bij een tekort zelf apparaten te kopen die geen kallibratiemogelijkheden hebben.”
Transformatie organisatie
De Kwaliteit en ICT manager stelt dat Prodin onmisbaar is voor het effectief controleren van de apparatuur op locatie. “De hoeveelheid en de diversiteit is gewoonweg te groot en daardoor te complex. Het is een heel spel om organisaties zo goed mogelijk te bedienen en handelingen duidelijk te rapporteren. Klanten eisen bovendien dat we dat steeds sneller doen.” Het asset management systeem waarvan Logic Medical gebruik maakte, paste niet bij de toekomstvisie. “Daarmee was het volgen van producten en het facturatieproces te omslachtig. We wilden transformeren naar een meer klantgerichte organisatie. Klantbeheer, offertes en logistiek zijn prima met een ERP-systeem af te handelen, het managen van objecten vereiste een zoektocht naar de juiste ERP-leverancier.”
Zoektocht – herijking – doorontwikkeling
Bij de zoektocht naar de juiste ERP-oplossing en -leverancier stond één aspect voorop: “We hebben gezocht naar een partij die het beste aansloot én begreep hoe we hier met objecten werken. Dat betekende ook dat we samen een ontwikkeltraject in zouden gaan.” De start van de ERP-uitrol vond plaats in 2013, in 2018 vond een herijking plaats waarin de vraag aan bod kwam of Prodin nog steeds de juiste leverancier was voor het verder uitrollen van de visie. “Dat bleek zeker het geval. Ervoor en erna hebben we nog een aantal stappen gezet, zoals regel gestuurd onderhoud en het mobiel gebruik van Prodin. Daarmee halen we nu klanten binnen op basis van IT én informatieverstrekking. Klanten vragen om meer inzicht, wij kunnen ze dat geven met onze accurate checklijsten.”
Prodin plant regel gestuurd onderhoud
Is een van de servicemonteurs klaar met een klus, dan ontvangt de klant direct via de portal een overzicht van welke apparatuur goed- dan wel afgekeurd is. Zweers legt bij het behalen van de puike bedrijfsprestaties duidelijk de nadruk op de werkwijze die Logic Medical hanteert. De keuze voor regel gestuurd onderhoud betekent dat het plannen van onderhoud aan apparatuur veel complexer is dan in het verleden. Prodin neemt deze planning echter grotendeels over. Ook geeft het op basis van contracten met zorginstellingen en input van monteurs op locatie aan welke apparatuur slechts een kleine controle behoeft en welke een grote. “Elk apparaat bij een klant is inmiddels voorzien van een sticker met unieke code die met Prodin is gesynchroniseerd. De technicus heeft hierdoor de beschikbaarheid van ongeveer duizend verschillende checklijsten in het systeem.”
‘Klanten steeds meer inzicht geven’
Logic Medical geeft klanten steeds meer inzicht in welke activiteiten het uitvoert en welke resultaten er uit de controles of reparaties komen. Maar het laat ook zien welke actie de klant zelf moet nemen, zoals het aanschaffen van nieuwe apparatuur. “Klanten willen toe naar een manier waarop ze ook zonder in te loggen direct zicht hebben op de resultaten. Daarom werken we toe naar het leggen van koppelingen met BI-tools van de klant, zodat data uit onze processen direct kunnen delen met klanten en zo in hun dashboards staan. Ze kijken straks als het ware met een microscoop naar ons proces.” Dit inzicht en het hoge serviceniveau zijn precies de redenen waarom klanten voor de Almelose onderneming kiezen. “Ziekenhuizen kiezen ook voor ons vanwege onze one-stop-shop aanpak. We zijn er voor ze, ondernemen aan de hand van een lijst in het systeem acties en zijn we klaar, dan is het resultaat direct duidelijk.”
Effectiever en kostenbesparend werken
De overstap van Logic Medical op het regel gestuurd onderhoud is een succes gebleken. De drie hoofdelementen daarbij zijn handelingen die vallen onder de noemer inspectief, preventief dan wel kalibratie. “Al deze elementen kunnen van jaar tot jaar en van contract tot contract afwijken. Sommige apparaten vereisen een jaarlijkse controle, andere één keer per maand of om de paar maanden. Die variëteit vraagt veel van een systeem, maar Prodin gaat er uitstekend mee om. Het systeem geeft aan welke actie vereist is. Met regel gestuurd onderhoud werken we effectiever, maar het bespaart klanten ook geld.”
Digitale werkbon
Prodin Mobile Field Service – de app voor de monteur – is onmisbaar voor de service engineer op de weg. In het verleden arriveerde een monteur en was de speurtocht naar de te controleren apparatuur soms groot. Dat is door de precieze omschrijving in Prodin MFS én door het gebruik van codes op producten verleden tijd. Zweers: “Het is nu direct duidelijk wat een monteur wel en niet moet doen in een ruimte, zonder daarvoor eerst met kantoor te bellen.”
Twintig procent tijdwinst
De tijdwinst die de onderneming behaalt, is groot dankzij de uitrol van Prodin en de stappen die daarop volgden. “De overgang van werken op basis van papieren documenten naar de mobiele oplossing voor servicemonteurs bespaart zomaar twintig procent aan tijd. Dat betekent ook dat monteurs misschien wel een extra locatie kunnen servicen.” Niet alleen de tijdwinst voor zowel de administratie en planning op kantoor is enorm, ook de foutkans is flink kleiner dan voor de implementatie van Prodin, Mobile Field Service én regel gestuurd onderhoud. “Voorkom je een fout, dan hoef je ook geen contact met de monteur of klant op te nemen. Je bespaart er frustratie mee. Iedereen werkt bij Logic Medical met dezelfde checklist en ik schat dat de foutreductie hierdoor enorm is.”
‘Samenwerken met Prodin was een goede keuze’
De keuze die Logic Medical zeven jaar geleden maakte – de overstap naar een klantgerichte organisatie werkend op basis van Prodin – bleek destijds volgens Zweers ‘een juiste keuze’. “De samenwerking met Prodin is ook prettig. Het is een betrouwbare partner en we ontwikkelen de software hand in hand door. De nadruk zal steeds meer komen te liggen op het online inzicht geven aan monteurs en klanten, zodat iedereen nog sneller op basis van accurate gegevens direct de juiste beslissing kan nemen.”
